অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ হ'ল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলির অবিচ্ছিন্ন নির্ভরযোগ্যতা নিশ্চিত করার জন্য নীতি ও পদ্ধতি স্থাপন করা। নির্ভুলতা এবং নির্ভরযোগ্যতা অ্যাকাউন্টিং জগতের মধ্যে সর্বোচ্চ। সঠিক অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড ছাড়া, পরিচালকদের পুরোপুরি অবহিত আর্থিক সিদ্ধান্ত নিতে পারে না এবং আর্থিক প্রতিবেদনে ত্রুটি থাকতে পারে। অ্যাকাউন্টিংয়ের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতিগুলি সাতটি বিভাগে বিভক্ত হতে পারে, প্রতিটি প্রবঞ্চনা রোধ করতে এবং ত্রুটিগুলি চিহ্নিত হওয়ার আগে তাদের সমস্যা হওয়ার আগে সনাক্ত করার জন্য তৈরি করা হয়েছে।
টিপ
সাতটি অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি হ'ল ডিউটি পৃথককরণ, অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ, শারীরিক নিরীক্ষা, মানকৃত ডকুমেন্টেশন, ট্রায়াল ব্যালেন্স, পর্যায়ক্রমে পুনর্মিলন এবং অনুমোদনের কর্তৃপক্ষ।
দায়িত্ব পৃথককরণ
দায়িত্ব পৃথককরণের সাথে হিসাবরক্ষণ, আমানত, প্রতিবেদন করা এবং নিরীক্ষণের জন্য বিভাজনের দায়িত্ব অন্তর্ভুক্ত। পরবর্তী দায়িত্বগুলি পৃথক করা হয়েছে, কোনও একক কর্মচারীর প্রতারণামূলক কাজ করার কম সুযোগ রয়েছে। কেবলমাত্র কয়েকটি অ্যাকাউন্টিং কর্মচারী সহ ছোট ব্যবসায়ের জন্য, দু'জন বা আরও বেশি লোকের মধ্যে দায়িত্ব ভাগ করে নেওয়া বা সহকর্মীদের দ্বারা পর্যালোচনা করা দরকার এমন সমালোচনামূলক কাজগুলি একই উদ্দেশ্যে কাজ করতে পারে।
অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণসমূহ
পাসওয়ার্ড, লকআউট এবং ইলেকট্রনিক অ্যাক্সেস লগগুলির মাধ্যমে অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের বিভিন্ন অংশে অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করা ত্রুটি বা ত্রুটির উত্স সনাক্ত করতে সিস্টেমের ব্যবহারের নিরীক্ষণের একটি উপায় সরবরাহ করার সময় অননুমোদিত ব্যবহারকারীদের সিস্টেমের বাইরে রাখতে পারে। দৃ access় অ্যাক্সেস ট্র্যাকিং প্রথম স্থানে জালিয়াতি অ্যাক্সেসের প্রচেষ্টা রোধ করতেও পারে।
সম্পদের শারীরিক নিরীক্ষণ
শারীরিক নিরীক্ষণে হস্ত গণনা নগদ এবং অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে ট্র্যাক করা কোনও শারীরিক সম্পদ যেমন ইনভেন্টরি, উপকরণ এবং সরঞ্জাম অন্তর্ভুক্ত। শারীরিক গণনা পুরোপুরি বৈদ্যুতিন রেকর্ড বাইপাস করে অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্সে গোপনীয় তাত্পর্যগুলি প্রকাশ করতে পারে। বিক্রয় আউটলেটগুলিতে নগদ গণনা প্রতিদিন বা এমনকি বেশ কয়েকবার করা যেতে পারে। বড় প্রকল্প যেমন হ্যান্ড কাউন্টিং ইনভেন্টরি খুব কম বার করা উচিত, সম্ভবত বার্ষিক বা ত্রৈমাসিক ভিত্তিতে।
মানকী আর্থিক ডকুমেন্টেশন
আর্থিক লেনদেনের জন্য ব্যবহৃত নথির মানককরণ, যেমন চালান, অভ্যন্তরীণ উপকরণের অনুরোধ, ইনভেন্টরি রসিদ এবং ভ্রমণ ব্যয়ের রিপোর্টগুলি সময়ের সাথে সাথে রেকর্ডে ধারাবাহিকতা বজায় রাখতে সহায়তা করতে পারে। সিস্টেমে কোনও ত্রুটির উত্সের সন্ধান করার সময় স্ট্যান্ডার্ড ডকুমেন্ট ফর্ম্যাটগুলি ব্যবহার করা অতীতের রেকর্ডগুলি পর্যালোচনা করা আরও সহজ করে তুলতে পারে। মানকতার অভাবে আইটেমগুলিকে এ জাতীয় পর্যালোচনাতে উপেক্ষা করা বা ভুল ব্যাখ্যা করা হতে পারে।
দৈনিক বা সাপ্তাহিক ট্রায়াল ব্যালেন্স
ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করে বইগুলি সর্বদা ভারসাম্যহীন তা নিশ্চিত করে নির্ভরযোগ্যতা যুক্ত করে। তবুও, ত্রুটিগুলির জন্য কোনও নির্দিষ্ট সময়ে ভারসাম্যের বাইরে ডাবল-এন্ট্রি সিস্টেম আনার পক্ষে এখনও সম্ভব। দৈনিক বা সাপ্তাহিক ট্রায়াল ব্যালেন্স গণনা করা সিস্টেমের স্থিতিতে নিয়মিত অন্তর্দৃষ্টি সরবরাহ করতে পারে, আপনাকে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব তাত্পর্যগুলি আবিষ্কার এবং তদন্ত করতে দেয়।
অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলিতে পর্যায়ক্রমিক পুনর্মিলন
মাঝেমধ্যে অ্যাকাউন্টিং মিলনের বিষয়টি নিশ্চিত করতে পারে যে আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের ভারসাম্যগুলি ব্যাংক, সরবরাহকারী এবং creditণ গ্রাহকগণ সহ অন্যান্য সত্তার অধীনে থাকা অ্যাকাউন্টগুলিতে ভারসাম্যের সাথে মেলে। উদাহরণস্বরূপ, কোনও ব্যাংক পুনর্মিলন আপনার নগদ অর্থ এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম এবং ব্যাঙ্কের বিবৃতিগুলির মধ্যে আমানত এবং প্রাপ্তির রেকর্ডগুলির সাথে তুলনা করে। এই জাতীয় পরিপূরক অ্যাকাউন্টগুলির মধ্যে পার্থক্যগুলি আপনার নিজের অ্যাকাউন্টে ত্রুটি বা তাত্পর্য প্রকাশ করতে পারে বা অন্য সত্তাগুলির সাথে ত্রুটিগুলি উত্পন্ন হতে পারে।
অনুমোদনের কর্তৃপক্ষের প্রয়োজনীয়তা
নির্দিষ্ট ম্যানেজারদের নির্দিষ্ট ধরণের লেনদেনের অনুমোদন দেওয়ার জন্য অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডে দায়িত্বের এক স্তর যুক্ত করে প্রমাণ করতে হবে যে লেনদেনগুলি উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের দ্বারা দেখা, বিশ্লেষণ ও অনুমোদিত হয়েছে। বড় অর্থ প্রদানের জন্য এবং ব্যয়ের জন্য অনুমোদনের প্রয়োজন অসাধু কর্মীদের সংস্থার তহবিলের সাথে বড় ধরনের জালিয়াতি লেনদেন করা থেকে বিরত করতে পারে, উদাহরণস্বরূপ।
