ব্যবসায়ের নথি, যেমন চুক্তি এবং প্রস্তাবগুলির স্ক্যান করা এবং ক্লায়েন্টগুলিতে তাদের ইমেল করা আপনার কাগজের খরচ এবং দীর্ঘ দূরত্বের ফ্যাক্স চার্জ হ্রাস করতে পারে। আপনার স্ট্যান্ড-অলোন স্ক্যানার বা অল-ইন-ওয়ান প্রিন্টারের মালিক হোন না কেন, কোনও ডকুমেন্টকে বৈদ্যুতিন বিন্যাসে রূপান্তর করার প্রক্রিয়া অনেকগুলি স্ক্যানিং ডিভাইসের ক্ষেত্রে একই। কোনও স্ক্যান-টু-ইমেল প্রিন্টার এবং বেশিরভাগ অল-ইন-ওয়ান প্রিন্টার আপনাকে কোনও অতিরিক্ত সফ্টওয়্যার ব্যবহার না করে সরাসরি ডিভাইস থেকে একটি ডকুমেন্ট স্ক্যান করার অনুমতি দেয়, বিশেষীকরণ স্ক্যানিং সফ্টওয়্যার আপনাকে নথির বিন্যাসটি নির্বাচন এবং চয়ন করার ক্ষমতা সহ আরও বেশি বিকল্প সরবরাহ করে choose একটি রেজোলিউশন আপনি স্ক্যানটি তৈরি করার পরে, আপনি এটি সরাসরি উইন্ডোজ লাইভ মেলের কোনও বার্তায় সংযুক্ত করতে পারেন।
ডকুমেন্টটি স্ক্যান করুন
স্ক্যানিং বিছানার পৃষ্ঠটি একটি নরম কাপড় এবং স্ট্রিক-ফ্রি গ্লাস ক্লিনার দিয়ে পরিষ্কার করুন। কোনও স্ক্যানার স্ক্যান প্রক্রিয়ায় ময়লা এবং আঙ্গুলের ছাপগুলি বেছে নেবে, যা আউটপুট চিত্রের গুণমানকে প্রভাবিত করতে পারে।
Idাকনাটি খুলুন এবং ডকুমেন্টটি স্ক্যানিং বিছানার মুখোমুখি রাখুন। কাচের ঘেরের সাথে চিহ্নিতকারীগুলি ব্যবহার করে দস্তাবেজটি সারিবদ্ধ করুন এবং তারপরে সাবধানে idাকনাটি বন্ধ করুন।
আপনার স্ক্যানারের সাথে আসা স্ক্যানিং সফ্টওয়্যারটি চালু করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি এইচপি স্ক্যানার বা অল-ইন-ওয়ান প্রিন্টার ব্যবহার করছেন তবে সফ্টওয়্যারটি এইচপি ফোল্ডারে অবস্থিত হবে।
স্ক্যানের ধরণ হিসাবে "ডকুমেন্ট" নির্বাচন করুন এবং তারপরে আপনি নথিকে রঙিন বা কালো এবং সাদা স্ক্যান করতে চান কিনা তা চয়ন করুন।
স্ক্যান করা নথির জন্য একটি আউটপুট ফর্ম্যাট নির্বাচন করুন, সাধারণত একটি চিত্রের ধরন যেমন টিআইএফএফ বা জিআইএফ, বা একটি পিডিএফ।
অনুরোধ করা হলে একটি রেজোলিউশন চয়ন করুন, যা 300 ডিপিআই এর মতো একটি উচ্চ মানের ফাইল তৈরি করে। একটি উচ্চতর ডিপিআই নির্বাচন করার সময় একটি বৃহত্তর আকারের ফাইল তৈরি করা হবে, তবে চিত্রটি আরও তীক্ষ্ণ হবে। তবে, সচেতন থাকুন যে উচ্চতর রেজোলিউশন ফাইলগুলি আপলোড এবং প্রেরণে আরও বেশি সময় নেয়।
"স্ক্যান" বোতামটি ক্লিক করুন। স্ক্যানিং প্রক্রিয়াটি শেষ হলে, "সংরক্ষণ করুন" এ ক্লিক করুন। দস্তাবেজের জন্য একটি ফাইলের নাম প্রবেশ করান এবং একটি গন্তব্য ফোল্ডার নির্বাচন করুন, যেমন আমার নথি। "সংরক্ষণ করুন" বোতামটি ক্লিক করুন।
টিপ
আপনার সিস্টেমে অন্তর্নির্মিত স্ক্যানিং সফ্টওয়্যারটির বিকল্প হিসাবে, আপনি অনলাইনে সন্ধান করতে ইমেল করতে অ্যাপ্লিকেশন করতে পারেন যা অতিরিক্ত ক্ষমতা সরবরাহ করতে পারে।
ডকুমেন্টটি ইমেল করুন
উইন্ডোজ লাইভ মেল খুলুন এবং আপনার অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন।
হোম সরঞ্জামদণ্ডে "ইমেল বার্তা" বোতামটি ক্লিক করে একটি নতুন বার্তা রচনা করুন।
প্রাপকের ইমেল ঠিকানা প্রবেশ করুন, একটি বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন এবং তারপরে সংযুক্ত নথির সাথে আপনি যে বার্তাটি অন্তর্ভুক্ত করতে চান তা প্রবেশ করুন।
মেসেজ টুলবারের "ফাইল সংযুক্ত করুন" বোতামটি ক্লিক করুন। উইন্ডোজ এক্সপ্লোরার ডায়ালগ বাক্সে আপনার ফোল্ডারগুলির মাধ্যমে নেভিগেট করুন এবং স্ক্যান করা নথিটি নির্বাচন করুন। ইমেলের সাথে ফাইল সংযুক্ত করতে "খুলুন" ক্লিক করুন।
"প্রেরণ" বোতামটি ক্লিক করুন।
টিপ
কোনও ডকুমেন্ট স্ক্যান করার সময় পিডিএফ ফর্ম্যাটটি ব্যবহার করার বিষয়টি বিবেচনা করুন। একটি পিডিএফ মূল নথিতে সমস্ত ভিজ্যুয়াল উপাদান ধরে রাখে এবং অ্যাডোব রিডার ইনস্টল থাকা যে কোনও পিসিতে খোলা যেতে পারে।
