ব্যবসায়ের ভাল যোগাযোগ আপনাকে কীভাবে উপলব্ধি করা যায় তাতে একটি বিশাল পার্থক্য আনতে পারে। আপনি চিঠি আকারে একটি আনুষ্ঠানিক প্রস্তাব লিখছেন বা কেবল একটি ব্যবসায়িক চিঠি, যথাযথ বিন্যাস ব্যবহার করে এবং আপনার ধারণাগুলি পরিষ্কারভাবে এবং সংক্ষেপে ব্যাখ্যা করা তা নিশ্চিত করবে যে আপনার শ্রোতা আপনার ধারণাগুলি বুঝতে পেরেছেন এবং সেগুলিকে অনুকূলভাবে দেখার সম্ভাবনা বাড়িয়ে তুলবেন।
চিঠিটি ফর্ম্যাট করুন
চিঠিটি সঠিকভাবে ফর্ম্যাট করুন। শীর্ষে কেন্দ্রে আপনার নাম, ঠিকানা এবং অন্যান্য যোগাযোগের তথ্য সহ লেটারহেডে লিখুন। আপনার যদি লেটারহেড না থাকে তবে চিঠির উপরের ডানদিকে আপনার নাম এবং ঠিকানা টাইপ করুন। প্রাপকের নাম এবং ঠিকানা আপনার ঠিকানা থেকে এবং বাম কোণে দুটি লাইন হওয়া উচিত। তারিখটি প্রাপকের ঠিকানার নীচে অথবা প্রাপকের ঠিকানার নীচে লাইনের ডানদিকে রাখুন।
তারপরে তারিখের নীচে বাম দিকে একটি "পুনরায়:" লাইন রাখুন। এই লাইনে চিঠির বিষয় সম্পর্কে পরিষ্কার, সংযুক্ত তথ্য থাকতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কোনও প্রস্তাব নিয়ে আলোচনা করে থাকেন তবে এমন কিছু লিখুন: "পুনরায়: অংশীদারিত্ব প্রসারিত করার প্রস্তাব"।
প্রাপককে ঠিকানা দিন
প্রাপকের সঠিক শিরোনাম ব্যবহার করে একটি আনুষ্ঠানিক অভিবাদন দিয়ে আপনার চিঠিটি শুরু করুন। যথাযথ শিরোনামগুলির মধ্যে রয়েছে মি।, মিসেস এবং ড। ডক্টর কোনও মহিলাকে মিসেস বা মিস হিসাবে সম্বোধন করবেন না যতক্ষণ না সে আপনাকে স্পষ্টভাবে এটি করতে বলে। অভিবাদনটি একটি কোলনকে অনুসরণ করা উচিত যাতে আপনার অভিবাদনটি দেখতে এই রকম হয়: "প্রিয় ডাঃ স্মিথ:"
পটভূমির বিশদ সরবরাহ করুন
প্রথম অনুচ্ছেদে কোনও পটভূমি তথ্য সরবরাহ করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কোনও বৈঠকের অনুসরণ করছেন, সভার বিষয়টি সংক্ষেপে আলোচনা করুন। আপনি যদি কোনও প্রস্তাব জমা দিচ্ছেন, প্রথম অনুচ্ছেদে প্রস্তাবটির একটি সংক্ষিপ্তসার দিন। এটি আপনার দর্শকদের জটিল প্রস্তাবগুলি বুঝতে সহায়তা করতে পারে।
আপনার উদ্দেশ্য বর্ণনা করুন
আপনার চিঠিটি এবং আপনার অনুরোধ করা পরবর্তী পদক্ষেপের লক্ষ্য স্পষ্ট এবং সংক্ষেপে বলুন। কোনও প্রস্তাব লেখার সময়, স্পষ্ট বিবরণ সরবরাহ করুন যা বাহ্যিক তথ্য যুক্ত করে না। ব্যবসায়ের ব্যবস্থা করার প্রস্তাব যেমন, প্রস্তাবের মূল শর্তাদি দেওয়া উচিত। আপনার প্রস্তাবের মধ্যে কোনও প্রাসঙ্গিক পরিসংখ্যান বা তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। প্রস্তাবগুলি যখন গবেষণা বা বাস্তব-বিশ্বের অভিজ্ঞতার ভিত্তিতে থাকে তখন তারা আরও শক্তিশালী এবং আরও বাধ্য হয়।
প্রাপকের কাছ থেকে ফলোআপের জন্য অনুরোধ করুন
যদি আপনি প্রাপকের কাছ থেকে সুনির্দিষ্ট পদক্ষেপের জন্য জিজ্ঞাসা করছেন - যেমন ফেরত দেওয়া বা একটি সময়সীমা বাড়ানো - এটি চূড়ান্ত অনুচ্ছেদে বর্ণনা করুন। প্রস্তাবটি যদি প্রাপককে কোনও সম্ভাব্য সুবিধা দেয়, তবে তা নিশ্চিত করে জানান। কোনও ব্যক্তি কোনও ব্যবসায় থেকে অর্থ ফেরতের অনুরোধ জানাতে পারে যে এই অর্থ ফেরত তাকে ভবিষ্যতে ব্যবসায়ের পৃষ্ঠপোষকতা করতে উত্সাহিত করবে।
চিঠিটি বন্ধ করুন
সেই ব্যক্তিকে তার বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ দিয়ে এবং তার যদি কোনও প্রশ্ন থাকে তবে আপনাকে যোগাযোগ করতে উত্সাহিত করে চিঠিটি বন্ধ করুন। চিঠিটি "আন্তরিকভাবে" বা "আপনার সত্যিকার অর্থে" কমা দ্বারা অনুসরণ করা একটি ভ্যালিকেশন সহ বন্ধ হওয়া উচিত। আপনার নামটি ভ্যালিডিকেশনটির নীচে কয়েক লাইনের নীচে টাইপ করুন এবং আপনার টাইপ করা নামের উপরে আপনার নামটি সাইন করুন।
ডকুমেন্টেশন সংযুক্ত করুন
আপনার চিঠিতে কোনও সমর্থনকারী ডকুমেন্টেশন অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনার স্বাক্ষরের নীচে বাম দিকে "ঘের:" টাইপ করে এই ঘেরগুলি চিহ্নিত করুন। এই শব্দের পরে অন্তর্ভুক্ত ঘেরগুলি তালিকাবদ্ধ করুন। কোনও টাইপস, বানান ত্রুটি বা ব্যাকরণগত ভুলের জন্য আপনার চিঠিটি প্রুফ্রেড করুন।
