ক্রয় আদেশ হ'ল সরবরাহকারী এবং ক্রেতার মধ্যে আইনত বাধ্যতামূলক নথি। এটি ক্রেতাকে নির্দিষ্ট মূল্য পয়েন্টে ক্রয় করতে সম্মত আইটেমগুলির বিবরণ দেয়। এটি সরবরাহকারীর তারিখ এবং ক্রেতার জন্য প্রদানের শর্তগুলিরও রূপরেখা দেয়। ক্রয় ক্রম কম্পিউটার সিস্টেমগুলি ক্রয় প্রক্রিয়াটিকে আরও দক্ষ করে তুলেছে এবং আরও ভাল ইনভেন্টরি এবং পেমেন্ট ট্র্যাকিংয়ের অনুমতি দেয়।
ক্রয় আদেশের উদ্দেশ্য
ক্রয় আদেশগুলি সাধারণত ব্যবহৃত হয় যখন কোনও ক্রেতা অ্যাকাউন্টে সরবরাহ বা তালিকা ক্রয় করতে চায়। এর অর্থ সরবরাহকারী ক্রয়ের আদেশকে ঝুঁকি সুরক্ষা হিসাবে পরিবেশনার আগে অর্থ প্রদানের পূর্বে ক্রয়কৃত আইটেমগুলি সরবরাহ বা সরবরাহ করে। আইনী সুরক্ষার পাশাপাশি ক্রয় আদেশগুলি ইনভেন্টরি পরিচালনা এবং অর্থ প্রদান ট্র্যাকিং উভয় ক্ষেত্রেই তাৎপর্যপূর্ণ। ক্রয়ের আদেশ সরবরাহকারীদের সরবরাহের জন্য সরবরাহিত পণ্য সরবরাহের জন্য এবং সরবরাহের আদেশের সাথে তুলনা করতে সহায়তা করে।
নির্দিষ্ট আদেশে অর্থ প্রদান করা হলে তারা সরবরাহকারীকে ট্র্যাক করার অনুমতি দেয়। ক্রেতারা আইটেমগুলির সময়মতো প্রাপ্তি পর্যবেক্ষণ করার জন্য তাদের অর্ডারগুলির অনুলিপি রাখেন।
ক্রয়ের আদেশ জমা দেওয়া
ক্রয় আদেশ ক্রয়কারী দ্বারা প্রস্তুত হয়, প্রায়শই ক্রয় বিভাগের মাধ্যমে। এই প্রক্রিয়াটি সাধারণত ইলেক্ট্রনিক সফ্টওয়্যার সিস্টেমগুলি ব্যবহার করে করা হয়, যা সরবরাহকারীকে আরও ভাল ট্র্যাকিং এবং আদেশগুলি সরবরাহ করার অনুমতি দেয়। ক্রয় আদেশ, বা পিও, সাধারণত একটি পিও নম্বর অন্তর্ভুক্ত করে, যা ক্রয়ের সাথে শিপমেন্টের সাথে ম্যাচিংয়ে দরকারী; একটি শিপিং তারিখ; বিলিং ঠিকানা; প্রেরণের ঠিকানা; এবং অনুরোধ আইটেম, পরিমাণ এবং দাম। সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামগুলির প্রতিটি সমালোচনামূলক ডেটার জন্য প্রবেশের ক্ষেত্র থাকে; অর্ডার প্রক্রিয়াকরণ এবং প্রেরণের আগে ক্রেতা কেবল ক্ষেত্রগুলি পূরণ করে।
ক্রয় আদেশ প্রক্রিয়াজাতকরণ
একবার ক্রেতা অর্ডার জমা দেওয়ার পরে, একটি অগ্রগতি ক্রয় তৈরি হয়। ক্রেতার গুদাম দ্বারা অর্ডার করা আইটেমগুলি না পাওয়া পর্যন্ত অর্ডারটির স্থিতিশীল চলছে। একবার জায় দৈহিকভাবে গ্রহণ করা হয়ে গেলে, এটি সাধারণত জায়গুলিতে স্ক্যান করে যথাযথ ক্রয়ের ক্রমের সাথে মেলে। ক্রয় আদেশ প্রক্রিয়াজাত হিসাবে চিহ্নিত করা হয়েছে বা অর্থ প্রদানের প্রয়োজন।
ক্রেতারা যখন অর্থ পরিশোধের সময়টি পুনরুদ্ধার করে তখন ক্রয়ের জন্য তার দায়িত্ব সম্পূর্ণ করে। অর্থ প্রদানের জন্য সঠিক creditণ নিশ্চিত করার জন্য, অর্থ প্রদানের পিও নম্বর বা সংস্থার অ্যাকাউন্ট নম্বর নির্দেশ করা উচিত।
ক্রয় আদেশের সরবরাহকারী ব্যবহার
সরবরাহকারীরা ক্রম আদেশ অর্ডার পূর্ণতা এবং প্রদানের প্রক্রিয়াজাতকরণের জন্য ব্যবহার করে। প্রাপ্তির পরে, ক্রয় ক্রমটি প্যাকেজিং এবং শিপিংয়ের জন্য ক্রয় করা জায়টি টানতে ব্যবহৃত হয়। একবার জায় টানা গেলে আইটেম অর্ডারগুলির উপর ভিত্তি করে একটি চালান প্রস্তুত করা হয় এবং চালানের জন্য প্রস্তুত করা হয়। পণ্যগুলি যখন পাঠানো হয়, সরবরাহকারী তার ইনভেন্টরি সিস্টেমে চালানটি রেকর্ড করে।
ক্রয়ের আদেশ বৈদ্যুতিনভাবে ফাইল করা হয়, কাগজের অনুলিপি প্রায়শই দায়ের করা হয়। অর্ডারটি ভরাট বা অপেক্ষমান অর্থ প্রদান হিসাবে চিহ্নিত করা হয়েছে। গুরুত্বপূর্ণ প্রদানের অনুস্মারকের তারিখ এবং সময়সীমা সেট করা আছে। এটি সরবরাহকারীর পক্ষে ভাল অর্থ প্রদানের পর্যবেক্ষণ এবং creditণ নীতিমালা প্রয়োগের জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
