বেশিরভাগ দিনগুলিতে চলে যায় যখন ছোট ব্যবসায়ের মালিকরা তাদের চেয়ারে ঘুরে বেড়াত এবং তাদের কর্মীদের কাছে ঘোষণা করতে পারত, "আজ দেখা যাক ৪।" প্রযুক্তি কর্মচারীদের দূর থেকে এবং অগণিত অবস্থান থেকে মুক্ত করেছে। আপনি যদি কখনও কখনও মনে করেন যে এই বাস্তবতাটি আপনার ক্ষুদ্র ব্যবসায়টিতে একটি "ওয়াইল্ড ওয়েস্ট" উপাদান যুক্ত করেছে, তবে খুব প্রয়োজনীয় লাশো খুঁজে পেতে মাইক্রোসফ্ট আউটলুক 2010 এর সংস্করণগুলি বিবেচনা করুন। এটি স্বাচ্ছন্দ্যে সবাইকে গোল করে নিতে পারে - আপনি কয়েকটি সহজ পদক্ষেপে ক্যালেন্ডার এন্ট্রি করার জন্য দড়িটি কীভাবে খুলবেন তা শিখলেই আপনি তা শিখতে পারবেন।
একটি ক্যালেন্ডার এন্ট্রি করুন
আপনি আউটলুক খোলার পরে তিনটি উপায়ের একটিতে কাউকে একটি সভা বা ইভেন্টে আমন্ত্রণ জানান:
- উপরের বাম-কোণে "নতুন আইটেমগুলি" ক্লিক করুন। তারপরে, এর নীচে, "সভা" ক্লিক করুন।
- "ক্যালেন্ডার" আইকনটি ক্লিক করুন (পর্দার বাম-নীচে কোণায় দ্বিতীয় আইকন)। তারপরে "নতুন সভা" বা "নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট" ক্লিক করুন।
- আপনার ইমেল ইনবক্স থেকে, "মিটিংয়ের সাথে জবাব দিন" ক্লিক করুন।
আউটলুক আমন্ত্রিত অংশগ্রহণকারীদের চয়ন করুন
"টু" লাইনের ইমেল ঠিকানাগুলি পুনরুদ্ধার করতে আপনার "অ্যাড্রেস বুক" ব্যবহার করুন যা আপনার ক্যালেন্ডারের আমন্ত্রণের প্রাপকদের তালিকাভুক্ত করার জায়গা। বিকল্পভাবে, তাদের ইমেল ঠিকানাগুলি ম্যানুয়ালি টাইপ করুন। (এই মুহুর্তে, আপনার ঠিকানা বইতে এই লোকদের যুক্ত করা বুদ্ধিমানের কাজ হতে পারে the পরের বার আপনি যখন ক্যালেন্ডার এন্ট্রি করতে চান এটি আপনাকে কয়েক মুহুর্ত সাশ্রয় দেবে))
আপনার ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ সম্পূর্ণ করুন
পূরণ করে আপনার ক্যালেন্ডারের আমন্ত্রণে সমাপ্তি এবং প্রয়োজনীয় স্পর্শগুলি রাখুন:
- বিষয় লাইন
- অবস্থান
- সময় শুরু
- ড্রপ-ডাউন বাক্সগুলি ব্যবহার করে শেষ সময়
বিশদটি বিবেচনা করুন
আপনি "প্রেরণ করুন" টিপুন আগে, আপনার ক্যালেন্ডারের আমন্ত্রণের সঠিক প্রকৃতিটি ব্যাখ্যা করে পাঠ্য ক্ষেত্রে একটি সংক্ষিপ্ত বার্তা লেখার বুদ্ধি বিবেচনা করুন। এটি বিশেষত সহায়ক হতে পারে যদি আপনি বিশ্বাস করেন যে আমন্ত্রণটি কর্মীদের কাছ থেকে ফোন প্রশ্নগুলি বা আপনার অফিসে ভিজিটকে ট্রিগার করে। কোনও বার্তা এ জাতীয় বাধাগুলি প্রাক-শূন্য করে দিতে পারে, যা আপনার কর্মীদের তাদের কীভাবে জানতে হবে এবং পাশাপাশি প্রস্তুত হওয়ার জন্য তাদের কী করা উচিত তা জানিয়ে দেয়।
আপনি যদি চান যে আপনার কর্মীরা আপনার সভার আগে কোনও ফাইল পড়েন, আপনার ক্যালেন্ডারের আমন্ত্রণ প্রেরণের আগে "ফাইল সংযুক্ত করুন" এ ক্লিক করুন। তারা এটিকে অবহেলা করবেন না তা নিশ্চিত করার জন্য, তাদের মনোযোগের দিকে পরিচালিত করে একটি সংক্ষিপ্ত বার্তা লিখুন।
দূর থেকে একটি ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ প্রেরণ করুন
আপনার কর্মীদের জন্য একটি ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ প্রেরণ করতে আপনাকে কাউবুয় নেভিগেশন পলকের মতো আপনার কাজের কম্পিউটারে টিচার হতে হবে না। আপনি ক্যালেন্ডার অ্যাপ্লিকেশন এ গিয়ে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে আপনার আইফোন থেকে একটি পাঠাতে পারেন:
- একটি "নতুন ইভেন্ট" (বা একটি "বিদ্যমান ইভেন্ট" তৈরি করুন যদি আপনি ইতিমধ্যে তৈরি করেছেন এমন কোনও ইভেন্টের জন্য আমন্ত্রণ ফরোয়ার্ড করে থাকেন)।
- "সম্পাদনা" বোতামটি আলতো চাপুন।
- "আমন্ত্রিতদের" আলতো চাপুন।
- আপনি আপনার সভা বা ইভেন্টে আমন্ত্রণ জানাতে চান এমন ব্যক্তির ইমেল ঠিকানা যুক্ত করুন।
- উপরের ডানদিকে কোণায় অবস্থিত "সম্পন্ন" বোতামটি আলতো চাপুন, যা "প্রেরণ" ফাংশন হিসাবে কাজ করে।
আউটলুকের ক্যালেন্ডারের আমন্ত্রণ কার্যকারিতাটি গ্রহণ করা একটি ছোট ব্যবসায়ের মালিক হিসাবে আপনার জীবনে অর্ডার এবং সংগঠনটি আনতে সহায়তা করার আরও একটি পদক্ষেপ। এবং আপনার কর্মীরাও আপনার প্রচেষ্টার প্রশংসা করবে।
