খুব বেশি দিন আগে ছিল না - ইমেলটি সাধারণ হয়ে যাওয়ার পরেও - লোকেরা কোনও কাজ ভালভাবে করার জন্য আপনাকে কাগজে চিঠি লিখত, অথবা তারা ধন্যবাদ কার্ডে একটি দ্রুত নোট লিখতে চাইবে। আজ, স্মার্টফোন এবং ল্যাপটপের প্রচলনের সাথে সর্বাধিক থ্যাঙ্ক ইউ নোটগুলি ইমেল হিসাবে প্রেরণ করা হয়। শিষ্টাচার প্রযুক্তির যত দ্রুত পরিবর্তন হয় এমন যুগে আপনার কোন দ্রুত বার্তায় কখন সাড়া দেওয়া উচিত এবং আপনার উত্তরটি কীভাবে জবাব দেওয়া উচিত তা জেনে রাখা।
কখন প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে ... এবং কখন নয়
সত্যিকার অর্থে এমন কোনও নিয়ম নেই যা আপনাকে ধন্যবাদ ইমেইলের জবাব দিতে হবে। তবে, আপনি যদি কোনও ব্যবসায়িক সম্পর্ক চালিয়ে যেতে চান বা আপনার ক্লায়েন্টদের খুশি রাখতে চান তবে ইমেলের স্বীকৃতি দেওয়া প্রায়শই একটি ভাল ধারণা।
যদি কোনও বিক্রয়কর্মী ফোনে তাঁর সাথে কথা বলার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ জানাতে একটি ইমেল প্রেরণ করে এবং আপনার কাছে তাঁর সংস্থার পণ্যগুলির কোনও প্রয়োজন নেই, তার প্রতিক্রিয়া জানানো আপনি গ্রহণ না করাকে পছন্দ করেন এমন অফুরন্ত সিরিজের বার্তা খুলে দিতে পারে। এই উদাহরণে, ইমেলটি মুছে ফেলা বেশ গ্রহণযোগ্য।
অন্যদিকে, যদি কোনও গ্রাহক আপনাকে আপনার অসাধারণ পরিষেবার জন্য ধন্যবাদ জানিয়ে একটি ইমেল পাঠায়, আপনার সম্ভবত প্রতিক্রিয়া জানানো উচিত। একইভাবে, যদি ইমেলটিতে এমন প্রশ্ন থাকে যাগুলির প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন, আপনার সম্ভবত উত্তর দেওয়া উচিত।
আপনার প্রতিক্রিয়া মিরর করছি
বেশিরভাগ ইমেলের প্রত্যুত্তরের মতো, আপনার প্রতিক্রিয়াটি অন্য ব্যক্তির দ্বারা ভালভাবে গৃহীত হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য মিররাইং হ'ল একটি ভাল উপায়। থ্যাঙ্ক ইউ ইমেইলে আপনার পুরো নাম রয়েছে এবং এটি একটি আনুষ্ঠানিক লেখার শৈলী ব্যবহার করে, বা বিরামচিহ্ন বা মূলধন ছাড়াই একটি সহজ বাক্য, আপনি সাধারণত প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন।
গ্রাহক ইমেলগুলিতে জবাব দেওয়া
যখন কোনও গ্রাহক আপনাকে ধন্যবাদ ইমেল লেখার জন্য সময় নেয় তখন আপনার সর্বদা প্রতিক্রিয়া জানানো উচিত, এমনকি আপনি কেবল এটি স্বীকার করেছেন তা স্বীকার করার পরেও। কেবল সুখী গ্রাহকরা পুনরাবৃত্তি গ্রাহক হয়ে ওঠেন না, তারা তাদের বন্ধু এবং সহযোগীদের আপনার কাছে উল্লেখ করার সম্ভাবনাও বেশি।
আপনি ভাল প্রতিক্রিয়াটির মূল্য দেখানোর একটি উপায় হ'ল আপনার গ্রাহককে জিজ্ঞাসা করা যদি আপনি তাদের প্রাচীরে মুদ্রণ করতে বা আপনার ওয়েবসাইটে স্থান দেওয়ার জন্য প্রশংসাপত্র হিসাবে তাদের ইমেলটি ব্যবহার করতে পারেন।
উদাহরণ:
প্রিয় সুশ্রী ফ্রেজিয়ার,
আমাকে লেখার জন্য সময় দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমি একটি খুশি গ্রাহকের কাছ থেকে শুনে সর্বদা আনন্দিত! আমরা যদি আমাদের ওয়েবসাইটে প্রশংসাপত্রের পাতায় আপনাকে উদ্ধৃত করি তবে আপনি কি আপত্তি করবেন?
জব আবেদনকারীদের জবাব
আজকের চাকরির আবেদনকারীরা সাক্ষাত্কারটি কতটা ভাল বা কতটা দুর্বল তা নির্বিশেষে প্রায় সর্বদা আপনাকে ধন্যবাদ দিয়ে অনুসরণ করে। কোনও আবেদনকারীর ইমেলের জবাব না দেওয়া খুব কমই খুব ভাল প্রতিক্রিয়া হয়, কারণ সেখানে আরও ভাল সুযোগ রয়েছে যে সে আবার আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারে।
আপনি যদি ইতিমধ্যে আবেদনকারীকে চাকরি দেওয়ার সিদ্ধান্ত না নেন, আপনার প্রতিক্রিয়াতে ইঙ্গিত দেওয়া উচিত নয় যে আবেদনকারী সম্ভবত চাকরি পাচ্ছেন। অবশ্যই, আপনি যদি সিদ্ধান্তহীন হন তবে প্রতিক্রিয়াটি তাদের আশাগুলি ড্যাশ করা উচিত নয়। পেশাদার স্বর বজায় রাখুন এবং পরবর্তী পদক্ষেপ হিসাবে আবেদনকারীকে তার কী আশা করা উচিত তা জানান।
উদাহরণ:
এটা আপনি সাক্ষাৎ একটি পরিতোষ ছিল. আমরা আগামী কয়েকদিনে আরও কয়েকটি প্রার্থীর সাক্ষাত্কার নেব। আমরা যদি দ্বিতীয় সাক্ষাত্কার নিয়ে এগিয়ে যাওয়ার সিদ্ধান্ত নিই তবে আমি সপ্তাহের আগে আপনার সাথে যোগাযোগ করব।
আপনি যদি নিশ্চিত হন যে প্রার্থী আপনার সংস্থার পক্ষে ভাল ম্যাচ নয় তবে আপনি আরও সরাসরি বাছাই করতে পারেন।
উদাহরণ:
এটা আপনি সাক্ষাৎ একটি পরিতোষ ছিল. দুর্ভাগ্যক্রমে, আমি সন্দেহ করি আমরা এই সময়ে একটি সাক্ষাত্কারের জন্য অনুসরণ করব। তবে, আমরা আপনার জীবনবৃত্তান্ত ফাইলটিতে রাখব, যদি আমাদের আর একটি খোলার শুরু হয়। আমি আপনাকে আপনার কাজের সন্ধানে সেরা কামনা করছি।
লক্ষ্য করুন যে উভয় উদাহরণে লেখক নিজেকে সংস্থা থেকে আলাদা করেন, যেমনটি বলে, "যদিও আমি ব্যক্তিগতভাবে আপনার সাথে কথা বলা উপভোগ করেছি, তবুও সংস্থাটি অন্য কাউকে নিয়োগ দিবে।" এটি প্রত্যাখ্যানের স্টিংকে ব্যক্তিগত না করে হ্রাস করতে সহায়তা করতে পারে।
