মাইক্রোসফ্ট আউটলুক আপনার ব্যবসায়ের জন্য একটি পৃষ্ঠপোষক হতে পারে, বিশেষত আপনার কর্মীদের তাদের ইমেল এবং নির্ধারিত প্রকল্পগুলির সাহায্যে ট্র্যাক রাখতে সহায়তা করার দক্ষতার সাথে। আউটলুকের মাধ্যমে, আপনি ব্যক্তিগতভাবে তাদের অফিস এবং ঘনক্ষেত্রে আপনার মাথা ঝুঁকিয়ে না দিয়ে আপনার সহযোগীদের ক্রিয়াকলাপে "ঠোঁট" দিতে পারেন can আউটলুকের অনুস্মারক ফাংশনটির সদ্ব্যবহার করুন যাতে আস্তে আস্তে কর্মীদের জানতে দিন যে একটি সময়সীমা এগিয়ে চলেছে, পাশাপাশি তাদেরকে নতুন কার্যভার ও কার্যাদি সম্পর্কে সতর্ক করুন।
আপনার নিজের কাছে আউটলুকের অনুস্মারক
মাইক্রোসফ্ট আউটলুককে নির্দিষ্ট সময়ে আপনাকে অনুস্মারক প্রেরণের জন্য সেট করতে পারেন, আপনি যে খোলা অন্য উইন্ডোগুলির উপরে আপনাকে একটি বার্তা পপ করতে এবং এমনকি একটি নির্দিষ্ট আউটলুক অ্যালার্ম শব্দ বাজানো সহ।
এই বৈশিষ্ট্যটি কনফিগার করতে, ফাইল মেনুতে ক্লিক করুন, তারপরে "বিকল্পগুলি" এবং "উন্নত" এ ক্লিক করুন। পপ-আপ মেনুটির অনুস্মারক বিভাগে, পপ-আপ উইন্ডোজ এবং সাউন্ড সহ আপনি যে ধরণের বিজ্ঞপ্তি চান সেগুলির জন্য বাক্সগুলি পরীক্ষা করুন। আপনি যদি ডিফল্ট বাদে অন্য কোনও শব্দ বাজাতে চান তবে "ব্রাউজ করুন" বোতামটি ক্লিক করুন এবং আপনার কম্পিউটারে আপনি যে অডিও ফাইলটি খেলতে চান তা সন্ধান করুন। একবার আপনার পছন্দ অনুযায়ী সমস্ত বিকল্প সেট করে "ওকে" ক্লিক করুন।
তারপরে, আপনি যখন আউটলুকে নির্ধারিত কোনও ইভেন্টের জন্য মিটিংয়ের অনুস্মারকটি দেখতে চান আপনি কনফিগার করতে পারেন। "ফাইল", তারপরে "বিকল্পগুলি", তারপরে "ক্যালেন্ডার" ক্লিক করুন। "ডিফল্ট অনুস্মারক" বাক্সটি চেক করুন এবং কোন ইভেন্টের আপনাকে অবহিত করতে চান তার কত মিনিট আগে তা নির্বাচন করতে ড্রপডাউন মেনুটি ব্যবহার করুন।
সভার বিজ্ঞপ্তি প্রেরণ
আপনি প্রায়শই আউটলুকের অন্য লোকদের সভা বা ঘটে যাওয়া অন্যান্য ইভেন্টগুলি সম্পর্কে অবহিত করতে চান, যাতে তারা ইভেন্টটি তাদের ক্যালেন্ডারে যুক্ত করতে এবং একটি সভা অনুস্মারক সেট আপ করতে পারে।
এটি করতে, আপনার ইনবক্সের "নতুন আইটেম" বোতামটি ক্লিক করুন, তারপরে "সভাটি" ক্লিক করুন বা আউটলুকের ক্যালেন্ডার ভিউ থেকে "নতুন সভা" ক্লিক করুন। তারপরে, পপ-আপ উইন্ডোতে "টু" ফিল্ডে আপনি সভায় আমন্ত্রিত হতে চান এমন লোকদের যুক্ত করুন।
ডায়ালগ বাক্সে যথাযথ বাক্সগুলিতে সভার অবস্থান, সময় শুরু এবং শেষ সময় নির্বাচন করুন। "বিষয়" পাঠ্য বাক্সে এর উদ্দেশ্যটি টাইপ করুন। আপনার যদি কোনও ফাইল সংযুক্ত করার দরকার হয় যেমন মিটিং বা মিটিং এজেন্ডায় আপনি যে পরিকল্পনা উপস্থাপনের পরিকল্পনা করছেন, "সন্নিবেশ" মেনুতে ক্লিক করুন এবং তারপরে "ফাইল সংযুক্ত করুন" এ ক্লিক করুন। ফাইল মেনু ব্যবহার করে আপনার সিস্টেমে ফাইলটি বাছুন।
যদি সভাটি একাধিকবার হতে চলেছে, তবে "পুনরাবৃত্তি" বোতামটি ক্লিক করুন। আপনি কোন সময়সূচীটি চান তা নির্দেশ করুন এবং "ঠিক আছে" ক্লিক করুন।
প্রাপকরা যখন বৈঠকের আমন্ত্রণটি পান, তারা মিটিংয়ে অংশ নিতে এবং তাদের ডিজিটাল ক্যালেন্ডারে সংরক্ষণ করতে সক্ষম কিনা তা নির্দেশ করতে সক্ষম হবেন। প্রোগ্রামের সাথে উত্পন্ন মিটিং আমন্ত্রণের সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করার জন্য প্রাপকদের নিজেরাই আউটলুক ব্যবহার করতে হবে না।
একটি আউটলুক টাস্ক তৈরি করা হচ্ছে
কখনও কখনও একটি নির্দিষ্ট সভা এবং ইভেন্টের সাথে একটি নির্দিষ্ট সভা এবং ইভেন্টের পরিবর্তে আপনি আউটলুকের কোনও কাজ এটি সম্পন্ন না করে ট্র্যাক করতে চান। টাস্কটি সম্পন্ন না হওয়া পর্যন্ত আপনি ফোকাস রাখার জন্য আপনি আউটলুকে কোনও টাস্ক অনুস্মারক সেট করতে পারেন।
এটি করতে, আউটলুকের "কার্য" মেনুতে ক্লিক করুন, তারপরে "নতুন কার্য" ক্লিক করুন k "বিষয়" পাঠ্য বাক্সে, নতুন কার্যের জন্য একটি নাম টাইপ করুন। টাস্কটি যদি ক্যালেন্ডারের কোনও নির্দিষ্ট বিন্দুতে সম্পন্ন করার প্রয়োজন হয় বা একটি নির্দিষ্ট পয়েন্ট দ্বারা শুরু করা হয়, যথাক্রমে "নির্ধারিত তারিখ" এবং "শুরুর তারিখ," ক্লিক করুন এবং উপযুক্ত তারিখগুলি চয়ন করুন। "অগ্রাধিকার" ড্রপডাউনটি এর অগ্রাধিকার সেট করতে ব্যবহার করুন।
টাস্কটিতে কাজ করার জন্য আপনি যদি বিভিন্ন পয়েন্টে আপনাকে অবহিত করার জন্য একটি অনুস্মারক সেট করতে চান তবে "অনুস্মারক" চেকবাক্সটি চেক করুন এবং আপনার ইচ্ছামতো তারিখ এবং সময় নির্ধারণ করুন। "টাস্ক" মেনুতে ক্লিক করুন এবং আপনার কার্য সঞ্চয় করতে এবং মেনু থেকে প্রস্থান করতে "সংরক্ষণ করুন এবং বন্ধ করুন" এ ক্লিক করুন।
