ব্যবসায়ের খামকে সঠিকভাবে সম্বোধন করা আপনার চিঠিটি তার উদ্দেশ্যপ্রাপ্ত প্রাপকের কাছে দ্রুত পৌঁছেছে তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে। চিঠিপত্রের সম্বোধনের জন্য মানক অনুশীলনগুলি অনুসরণ করা গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষত যদি আপনি অনেকগুলি বিভাগের সাথে একটি বৃহত সংস্থাকে একটি চিঠি পাঠাচ্ছেন। সম্পূর্ণ তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে ব্যর্থ হওয়ার অর্থ এই হতে পারে যে খামটি সঠিক ব্যক্তি বা বিভাগে পৌঁছাতে প্রয়োজনীয় সময়ের চেয়ে বেশি সময় লাগবে। আপনি যদি প্রতিটি ব্যবসায় খামের জন্য একই বিন্যাসটি ব্যবহার করেন তবে খামগুলিকে সম্বোধন করা শীঘ্রই দ্বিতীয় প্রকৃতিতে পরিণত হবে।
উপরের বাম কোণে আপনার বিশদটি মুদ্রণ করুন
খামের উপরের বাম কোণে আপনার নাম, সংস্থার নাম, শিরোনাম এবং ঠিকানা মুদ্রণ করুন যদি আপনার ব্যবসায় প্রিন্ট করা খামগুলি ব্যবহার না করে। আপনি নিজের কোম্পানির ফেরতের ঠিকানার সাথে প্রিন্ট করা খাম ব্যবহার করা সত্ত্বেও প্রিন্ট করা জায়গার উপরে আপনার নাম মুদ্রণ করতে ইচ্ছুক হতে পারেন। আমেরিকা যুক্তরাষ্ট্রের ডাক পরিষেবা যদি কোনও কারণে খামটি ফেরত দেয় তবে আপনার নামটি খামের উপরে বিশিষ্টভাবে অবস্থিত থাকলে আপনার মেইলরুম সহজেই আপনাকে এটি ফিরিয়ে দিতে সক্ষম হবে।
প্রথম লাইনে প্রাপকের নামটি কেন্দ্র করুন
খামের প্রথম লাইনে প্রাপকের নাম রাখুন। খামের মাঝখানে ঠিকানা ব্লকটিকে কেন্দ্র করুন। রিটার্ন ঠিকানার নীচে ঠিকানাটি বেশ কয়েকটি লাইন ব্লক করুন। খাম পরিষেবাগুলিকে সম্বোধন করার সময় ডাক পরিষেবা সমস্ত মূল অক্ষর ব্যবহার করার পরামর্শ দেয়।
ব্যক্তির শিরোনাম যুক্ত করুন
আপনি যদি শিরোনাম জানেন তবে পরবর্তী লাইনে ব্যক্তির শিরোনাম যুক্ত করুন। আপনি যদি শিরোনামটি জানেন না, আপনি পরিবর্তে বিভাগের নাম অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারেন।
সংস্থার নাম অন্তর্ভুক্ত করুন
পরবর্তী লাইনে সংস্থার নাম অন্তর্ভুক্ত করুন।
নেক্সট লাইনে ঠিকানা যুক্ত করুন
পরের লাইনে প্রথম ঠিকানা রেখা রাখুন। ডাক পরিষেবাটি সম্ভব হলে সম্পূর্ণ ঠিকানা এক লাইনে রাখার পরামর্শ দেয়। যদি ঠিকানাটি দীর্ঘ হয় তবে ঠিকানাটি দুটি লাইনের মধ্যে ভাগ করুন এবং স্যুট নম্বর বা বিল্ডিং নম্বরটি প্রথম ঠিকানা লাইনে রাখুন।
খামটি সম্পূর্ণ করুন
শহর, রাজ্য এবং জিপ কোড সহ খামটি সম্পূর্ণ করুন। শহর এবং রাজ্যের মধ্যে একটি স্পেস এবং রাজ্য এবং জিপ কোডের মধ্যে দুটি স্পেস ব্যবহার করুন।
টিপ
আপনি যদি এটি জানেন তবে জিপ +4 কোডটি ব্যবহার করুন। জিপ +4 কোডে সাধারণ পাঁচ-অঙ্কের জিপ কোড থাকে যার পরে হাইফেন এবং চারটি অতিরিক্ত নম্বর থাকে। অতিরিক্ত সংখ্যা ডাক পরিষেবাটির পক্ষে প্রাপককে সনাক্ত করা সহজ করে তোলে।
সুগম্যতা গুরুত্বপূর্ণ। কালো কালি ব্যবহার করুন এবং যে ফন্টগুলি পড়া কঠিন avoid
সতর্কতা
শহর, রাজ্য এবং জিপ কোডের নীচে কোনও পাঠ্য রাখবেন না। ডাক পরিষেবা স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াকরণ মেশিনগুলি নীচে থেকে খামগুলি স্ক্যান করে। আপনি যদি সর্বশেষ লাইনে শহর, রাজ্য এবং জিপ কোড ব্যতীত অন্য কিছু রাখেন তবে আপনি মেশিনটিকে বিভ্রান্ত করবেন, যা আপনার খামে সরবরাহ করতে বিলম্ব করতে পারে।
