সাধারণ ব্যবসায়ের সময়ে, আপনার সংস্থাকে গ্রাহক, বিক্রেতারা, বিক্রয় শীর্ষে, কর্মচারী এবং বিভিন্ন লোকের সাথে যোগাযোগ করার জন্য বিভিন্ন বর্ণের ব্যবহার করতে হবে। যদিও উচ্চতর ডিজিটাল বিশ্বে আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক অক্ষরগুলি কিছুটা পুরানো বলে মনে হতে পারে, কীভাবে সঠিকভাবে ফর্ম্যাট করবেন এবং একটি চিঠি এবং প্রযোজ্য এনক্লোজারগুলি একসাথে রাখবেন তা নিশ্চিত করে আপনি এবং আপনার সংস্থাটি পেশাদার প্রতিষ্ঠান হিসাবে দেখা হবে তা নিশ্চিত করবে।
একটি স্পষ্ট উদ্দেশ্য বলুন
আপনার ব্যবসায়ের চিঠিপত্র লেখার সময় স্পষ্টত আপনার উদ্দেশ্যটি বর্ণনা করুন এবং আপনার বার্তাটি আপনি ঘিরাযুক্ত আইটেমের সাথে সরাসরি সংযুক্ত করুন। আপনি আপনার কোম্পানির সম্পর্কে তথ্যের জন্য একটি অনুরোধ অনুসরণ করতে পারেন, নিজেকে একজন সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের সাথে পরিচয় করিয়ে দিতে বা কোনও ব্যবসায় প্রস্তাবের সাথে কোনও বিনিয়োগকারীর কাছে যেতে পারেন। প্রাপক যখন জানেন যে আপনি কেন লিখছেন, তখন আপনি তাদের যে এনকোভারগুলি প্রেরণ করেছেন সেগুলি আরও বোঝা যাবে এবং আপনার চিঠির তথ্যের লেন্সের মাধ্যমে দেখা হবে be
সংযুক্তি অব্যাহত ব্যস্ততার আমন্ত্রণ জানায়
- হজমযোগ্য তথ্য: ইমেলের আবির্ভাবের সাথে সাথে ডিজিটাল মহাসড়কের চারদিকে যোগাযোগের পরিমাণ প্রবাহিত হয়। গড়ে কর্মী প্রতিদিন 100 থেকে 200 এর মধ্যে ইমেল পান এবং অবশ্যই প্রতিটিটিতে থাকা সমস্ত তথ্য হজম করতে পারবেন না। একটি মুদ্রিত চিঠি ডিজিটাল ইনবক্স থেকে বেরিয়ে এসে পাঠকের দৃষ্টি আকর্ষণ করতে পারে। আপনার সংস্থার আরও তথ্য পাওয়ার জন্য বা আপনার প্রস্তাবগুলিতে সাড়া দেওয়ার জন্য আপনার ঘেরগুলি পড়ে আরও পুরোপুরি নিযুক্ত হওয়ার জন্য আপনার পাঠককে আমন্ত্রণ জানান।
- প্রতিক্রিয়া: যদিও চিঠিগুলি যোগাযোগের একটি রূপ, তারা বরং একতরফা। আপনার বার্তা পৌঁছে দেওয়ার সুযোগ রয়েছে তবে আপনি যাকে লিখছেন তার কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া পাবেন না। ঘেরগুলি আপনাকে "কথোপকথন" এর অন্য দিকটি শুনতে দেয়। তারা কোনও ফিরতি পোস্টকার্ড, ইমেল বা কোনও ফর্ম পূরণের মাধ্যমে প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করে এবং আপনার বার্তাটি কতটা ভালভাবে পেয়েছিল তা আপনাকে ধারণা দেয়।
ঘেরের উদাহরণ
আপনার চিঠির সাহায্যে কী সংযুক্ত করা যেতে পারে তার জন্য কোনও নির্ধারিত নিয়ম নেই। তবে, কেবল আপনার উদ্দেশ্যে প্রয়োজনীয় যা প্রেরণ করুন। প্রাপককে এত বেশি পরিমাণে চাপিয়ে দেবেন না যাতে তারা অভিভূত হন; আপনি চান যে তারা এই উপাদানটি পড়ুক, এটিকে বাতিল করবেন না। ঘেরগুলির উদাহরণগুলির মধ্যে রয়েছে:
- ব্রোশিওর - নথি যাতে আপনার সংস্থা, পণ্য বা পরিষেবা সম্পর্কে তথ্য থাকে
- আইনী নথি - গোপনীয়তার নীতি বিবৃতি, প্রকাশের ফর্ম
- বিড শীট - আপনার কোম্পানির জন্য কাজ সম্পাদন করার জন্য বিক্রেতাদের জন্য অ্যাপ্লিকেশন
- করের ফর্ম - ডাব্লু -9 ট্যাক্সের নথিগুলি আপনার ফাইলটিতে রাখা দরকার
এনক্লোজারগুলির জন্য চিঠিটি ফর্ম্যাট করা
একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়ের চিঠিতে পাঠককে সচেতন করা উচিত যে আপনি নথিগুলি ঘেরেছেন। নাম দ্বারা দস্তাবেজগুলি উল্লেখ করা ভাল ধারণা এবং যদি তাদের কোনও প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হয় তবে তাও উল্লেখ করুন। উদাহরণস্বরূপ, "দয়া করে সংযুক্ত W-9 ফর্মটি 31 ডিসেম্বরের মধ্যে আমাদের অফিসে ফেরত দিন" " অতিরিক্তভাবে, আপনার চিঠির শেষে, আপনার স্বাক্ষরের নীচে দুটি লাইন, নীচের একটি স্বরলিপি অন্তর্ভুক্ত করেছে:
- ঘের (2)
- এনকিএল .: পণ্য ব্রোশিওর (1), গ্রাহক পর্যালোচনা (2)
- এনক .: ডাব্লু -9 ফর্ম
অতীতে, ঘেরগুলি উল্লেখ করার জন্য স্ট্যান্ডার্ড ভাষায় "আবদ্ধ, দয়া করে সন্ধান করুন ..." কথাটি অন্তর্ভুক্ত ছিল। যাইহোক, এই শব্দগুচ্ছটি প্রাচীন এবং ব্যবহারের বাইরে পড়ে। সর্বোপরি, আপনি ইতিমধ্যে আপনার পাঠককে বলে দিয়েছেন যে আপনি দস্তাবেজগুলি আবদ্ধ করছেন, সুতরাং তাদের সন্ধান করার দরকার নেই। সহজভাবে লিখছি, "আমি ঘের দিচ্ছি _____, "যথেষ্ট হওয়া উচিত।
ডিজিটাল ওয়ার্ল্ডে ঘের
যেহেতু প্রচুর ব্যবসায়িক চিঠিপত্র ইন্টারনেটের মাধ্যমে সংঘটিত হয়, তাই আপনার ব্যবসায়ের চিঠি লেখার বেশিরভাগ অংশ ইমেল হিসাবে স্থান নিতে পারে। এই ক্ষেত্রে, আপনি বৈদ্যুতিন দস্তাবেজগুলিতে সংযুক্ত হবেন এবং পরিবর্তনের প্রতিফলনের জন্য শব্দটি পরিবর্তন করা যেতে পারে। ডকুমেন্ট ফাইলগুলি উপযুক্ত ফর্ম্যাটে এবং যুক্তিসঙ্গত ডাউনলোডযোগ্য আকারে রাখতে ভুলবেন না।
প্রেরণের আগে পরীক্ষা করুন
মেইলিংয়ের আগে আপনার চিঠির সাথে আপনার ঘেরগুলি সন্নিবেশ করানোর বিষয়টি নিশ্চিত করুন। একইভাবে, যদি কোনও ইমেল প্রেরণ করা হয় তবে আপনার নথিগুলি অবশ্যই সংযুক্ত করতে ভুলবেন না। যদিও এই ভুলটি করা সহজ, তবুও এই বিশদটি পিছলে পড়া আপনার পেশাগত চিত্রটিকে মার্স করতে পারে এবং প্রাপককে এমন ধারণা দেয় যে আপনি বিশদে মনোযোগ দিচ্ছেন না।
